Οδηγίες για απευθείας αναθέσεις:
«Διαδικασία προμηθειών αγαθών ή υπηρεσιών με τη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης για ποσά έως 30.000€ (πλέον ΦΠΑ)
Σε συνέχεια της δημοσίευσης του Ν. 4957/2022 και της υπ’ αριθμ. 392/05.12.2022 απόφασης της Επιτροπής Ερευνών ορίστηκε η διαδικασία για προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών που πραγματοποιούνται με τη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης, δηλαδή χωρίς την υποχρέωση διενέργειας δημόσιου διαγωνισμού.
Το ανώτατο ποσό της διαδικασίας της απευθείας ανάθεσης για προμήθεια αγαθών ή υπηρεσιών, ανά κατηγορία δαπάνης, ανέρχεται στις 30.000€ πλέον ΦΠΑ.
Η διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσει ο/η Επιστημονικά Υπεύθυνος/η ενός έργου για την προμήθεια αγαθών/υπηρεσιών με τη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης εξαρτάται από το ποσό του προϋπολογισμού της κατηγορίας δαπάνης ενός έργου (ετήσιου προϋπολογισμού για έργα που δεν έχουν συγκεκριμένη διάρκεια ή δεν τίθεται ειδική απαίτηση από το χρηματοδοτικό τους πλαίσιο ή συνολικού προϋπολογισμού για έργα ΕΣΠΑ, Interreg, Horizon κ.α. σύμφωνα με το χρηματοδοτικό τους πλαίσιο) και συγκεκριμένα:
Α. Όταν το ανώτατο ποσό μιας κατηγορίας δαπάνης ενός έργου είναι έως 2500 € πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ, είτε σε επίπεδο ετήσιου προϋπολογισμού για έργα χωρίς συγκεκριμένη διάρκεια ή χωρίς ειδική απαίτηση από το χρηματοδοτικό τους πλαίσιο είτε σε επίπεδο συνολικού προϋπολογισμού για έργα ΕΣΠΑ, Interreg, Horizon ή όπου υπάρχει ειδική απαίτηση από το χρηματοδοτικό τους πλαίσιο, τότε η διαδικασία προμήθειας αγαθών/υπηρεσιών είναι η εξής:
Δεν απαιτείται έκδοση απόφασης απευθείας ανάθεσης. Ο/Η Επιστημονικά Υπεύθυνος/η του έργου προχωράει στη διενέργεια προμήθειας αγαθών ή υπηρεσίας και με την, επί πιστώσει στα φορολογικά στοιχεία του ΕΛΚΕ, τιμολόγηση και παραλαβή των αγαθών ή υπηρεσιών θα πρέπει άμεσα (σύμφωνα με τον Ν.4270/2014) να υποβάλλει στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ εντολή πληρωμής με συνημμένο το παραστατικό και την τεκμηρίωση σκοπιμότητας της προμήθειας.
Στη συνέχεια, η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ διενεργεί τους απαραίτητους ελέγχους στον προϋπολογισμό του έργου και στην επιλεξιμότητα της διενεργηθείσας δαπάνης και εφόσον πληρούνται οι προϋποθέσεις για την εξόφληση του τιμολογίου προχωράει στην εκκαθάριση της προμήθειας.
Σε περίπτωση που υπάρχει υπέρβαση του ποσού των 2500 € (καθαρή αξία) στην κατηγορία δαπάνης του προϋπολογισμού ή σε περίπτωση που η προμήθεια δεν είναι επιλέξιμη, το εκδοθέν τιμολόγιο στα φορολογικά στοιχεία του ΕΛΚΕ επιστρέφεται στον Επιστημονικά Υπεύθυνο και ζητείται η προσκόμιση πιστωτικού τιμολογίου.
Διευκρινίζεται πως με αυτήν τη διαδικασία ο/η Επιστημονικά Υπεύθυνος/η φέρει την ευθύνη για να ελέγξει τον προϋπολογισμό της κατηγορίας δαπάνης και την επιλεξιμότητα της προμήθειας πριν τη διενέργειά της.
Ο ΕΛΚΕ δεν φέρει ευθύνη για περιπτώσεις που δεν μπορεί να εξοφληθεί το τιμολόγιο λόγω υπέρβασης του ορίου των 2.500 ευρώ (καθαρή αξία) στην κατηγορία δαπάνης του προϋπολογισμού ή λόγω μη επιλεξιμότητας της προμήθειας.
Β.i. Όταν το ανώτατο ποσό μιας κατηγορίας δαπάνης ενός έργου είναι από 2.500,01€ έως 10.000€ πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ, είτε σε επίπεδο ετήσιου προϋπολογισμού για έργα χωρίς συγκεκριμένη διάρκεια ή χωρίς ειδική απαίτηση από το χρηματοδοτικό τους πλαίσιο ή σε επίπεδο συνολικού προϋπολογισμού για έργα ΕΣΠΑ, Interreg, Horizon ή όπου υπάρχει ειδική απαίτηση από το χρηματοδοτικό τους πλαίσιο, τότε η διαδικασία προμήθειας αγαθών/υπηρεσιών είναι η εξής:
Οι προμήθειες αγαθών ή υπηρεσιών πραγματοποιούνται με απευθείας ανάθεση κατόπιν έκδοσης απόφασης απευθείας ανάθεσης του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών του ΕΛΚΕ. Ειδικά για τις πολυετείς δεσμεύσεις, δηλαδή για τις αναθέσεις προμηθειών ειδών ή υπηρεσιών που το διάστημα της ανάθεσης εκτείνεται και σε επόμενα οικονομικά έτη, πέραν του τρέχοντος, πριν την έκδοση της απόφασης έγκρισης του Προέδρου, απαιτείται η έγκριση από τη Συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών.
O/H Επιστημονικά Υπεύθυνος/η του έργου υποβάλει ηλεκτρονικό αίτημα απευθείας ανάθεσης στην ειδική φόρμα του Webrescom, εφόσον έχει πραγματοποιήσει έρευνα αγοράς η οποία αποδεικνύεται με την προσκόμιση προσφοράς από τουλάχιστον έναν (1) οικονομικό φορέα της επιλογής του/της.
Στο αίτημα απευθείας ανάθεσης πρέπει να υποβάλλονται: α) η προσφορά του οικονομικού φορέα μαζί με την ηλεκτρονική αλληλογραφία που έχει σταλεί στον/ην ΕΥ, β) η τεκμηρίωση για τη σκοπιμότητα της δαπάνης και γ) τα παρακάτω δικαιολογητικά του μειοδότη:
Επισημαίνεται ότι οι οικονομικοί φορείς της αλλοδαπής εξαιρούνται από την υποχρέωση προσκόμισης των προαναφερόμενων δικαιολογητικών.
Στη συνέχεια, εκδίδεται ηλεκτρονικά η απόφαση απευθείας ανάθεσης από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών, η οποία αναρτάται στη Διαύγεια.
Η προμήθεια/παροχή υπηρεσίας και η, επί πιστώσει στα φορολογικά στοιχεία του ΕΛΚΕ, τιμολόγηση των αγαθών/υπηρεσιών πρέπει να είναι μεταγενέστερη της ανάρτησης στη Διαύγεια.
Β.ii. Όταν το ανώτατο ποσό μιας κατηγορίας δαπάνης ενός έργου είναι από 10.000,01€ έως 30.000€ πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ, είτε σε επίπεδο ετήσιου προϋπολογισμού για έργα χωρίς συγκεκριμένη διάρκεια ή χωρίς ειδική απαίτηση από το χρηματοδοτικό τους πλαίσιο ή σε επίπεδο συνολικού προϋπολογισμού για έργα ΕΣΠΑ, Interreg, Horizon ή όπου υπάρχει ειδική απαίτηση από το χρηματοδοτικό τους πλαίσιο, τότε η διαδικασία προμήθειας αγαθών/υπηρεσιών είναι η εξής:
Οι προμήθειες αγαθών ή υπηρεσιών πραγματοποιούνται με απευθείας ανάθεση κατόπιν έκδοσης απόφασης απευθείας ανάθεσης του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών του ΕΛΚΕ. Ειδικά για τις πολυετείς δεσμεύσεις, δηλαδή για τις αναθέσεις προμηθειών ειδών ή υπηρεσιών που το διάστημα της ανάθεσης εκτείνεται και σε επόμενα οικονομικά έτη, πέραν του τρέχοντος, πριν την έκδοση της απόφασης έγκρισης του Προέδρου, απαιτείται η έγκριση από τη Συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών.
O/H Επιστημονικά Υπεύθυνος/η του έργου υποβάλει ηλεκτρονικό αίτημα απευθείας ανάθεσης στην ειδική φόρμα του Webrescom, εφόσον έχει πραγματοποιήσει έρευνα αγοράς η οποία αποδεικνύεται με την προσκόμιση προσφοράς από τουλάχιστον δύο (2) οικονομικούς φορείς της επιλογής του/της.
Στο αίτημα απευθείας ανάθεσης πρέπει να υποβάλλονται: α) οι προσφορές των οικονομικών φορέων μαζί με την ηλεκτρονική αλληλογραφία που έχει σταλεί στον/ην ΕΥ, β) ένας συγκριτικός πίνακας προσφορών, γ) η τεκμηρίωση για τη σκοπιμότητα της δαπάνης και δ) τα εξής δικαιολογητικά του μειοδότη:
Επισημαίνεται ότι οι οικονομικοί φορείς της αλλοδαπής εξαιρούνται από την υποχρέωση προσκόμισης των προαναφερόμενων δικαιολογητικών.
Στη συνέχεια, εκδίδεται ηλεκτρονικά η απόφαση απευθείας ανάθεσης από τον Πρόεδρο του ΕΛΚΕ, η οποία αναρτάται στη Διαύγεια και στο ΚΗΜΔΗΣ. Η υποχρέωση σύναψης έγγραφης σύμβασης υφίσταται μόνο όταν η προμήθεια/παροχή υπηρεσίας ανέρχεται σε ποσό άνω των 10.000€ πλέον ΦΠΑ.
Η προμήθεια/παροχή υπηρεσίας και η, επί πιστώσει στα φορολογικά στοιχεία του ΕΛΚΕ, τιμολόγηση των αγαθών/υπηρεσιών πρέπει να είναι μεταγενέστερη της ανάρτησης στη Διαύγεια και στο ΚΗΜΔΗΣ.
Γ. Διευκρινίζεται ότι οι ακόλουθες δαπάνες δεν εμπίπτουν στην ως άνω νομοθεσία και κατά συνέπεια δεν απαιτείται η διενέργεια της διαδικασίας πρόσκλησης και απευθείας ανάθεσης σε οικονομικούς φορείς:
– Δημοσιεύσεις σε επιστημονικά περιοδικά
– Δαπάνες κοινοχρήστων
– Δαπάνες ύδρευσης (ΕΥΑΘ)
– Τραπεζικά έξοδα
– Παράβολα
– Τέλη για κατοχύρωση πνευματικών δικαιωμάτων
– Μισθώσεις ακινήτων
Για τις παραπάνω δαπάνες ο/η Επιστημονικά Υπεύθυνος/η θα πρέπει άμεσα (σύμφωνα με τον Ν.4270/2014) να υποβάλλει στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ εντολή πληρωμής με συνημμένο το παραστατικό και την τεκμηρίωση σκοπιμότητας.»