Οδηγίες για την Ανάληψη Υποχρέωσης και την εφαρμογή του Δημόσιου Λογιστικού στους ΕΛΚΕ

Εφαρμογή του Δημόσιου Λογιστικού στους ΕΛΚΕ από 1/1/2019.

Οι ΕΛΚΕ από 1/1/2019 εφαρμόζουν το Δημόσιο Λογιστικό, βάσει του άρθρου 62 του Ν. 4485/2017 και της σχετικής νομοθεσίας.

Η Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης αποτελεί την πρώτη διοικητική πράξη πριν από οποιαδήποτε άλλη ενέργεια προκαλεί δαπάνη. Επισημαίνεται ότι η Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης πρέπει να προηγείται της Απόφασης της Επιτροπής Ερευνών.

1. Πρώτο στάδιο για την έκδοση ανάληψης υποχρέωσης: Αίτημα Ανάληψης Υποχρέωσης από τον Επιστημονικά Υπεύθυνο.

Το αίτημα ανάληψης υποχρέωσης αποτελεί το πρώτο βήμα που πρέπει να κάνει ο Επιστημονικά Υπεύθυνος πριν από οποιαδήποτε άλλη διοικητική ενέργεια που προκαλεί δαπάνη στο έργο του, προκειμένου να δεσμευθεί το ποσό στον προϋπολογισμό του έργου και να εκδοθεί η Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης από τον Πρόεδρο του ΕΛΚΕ. Συνεπώς, απαραίτητη προϋπόθεση για την υποβολή του αιτήματος ανάληψης υποχρέωσης αποτελεί η ύπαρξη διαθέσιμου υπολοίπου στην σχετική κατηγορία δαπάνης του προϋπολογισμού. Στην περίπτωση που δεν υπάρχει διαθέσιμο υπόλοιπο στην κατηγορία δαπάνης τότε θα πρέπει να εγκριθεί από τη συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών η αναμόρφωση του προϋπολογισμού και μετά να υποβληθεί το αίτημα ανάληψης υποχρέωσης.

Το αίτημα μπορεί να πραγματοποιηθεί ηλεκτρονικά μέσω της αντίστοιχης φόρμας του web-rescom(οδηγίες θα βρείτε στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ) ή κατόπιν συμπλήρωσης του σχετικού έντυπου Δ3 και κατάθεσής του στα αντίστοιχα γραφεία της ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ.

Οι τύποι των αιτημάτων ανάληψης υποχρέωσης είναι οι εξής:

• Αμοιβών α) για αναθέσεις συνεργατών των έργων που σχετίζονται με τα έντυπα Δ5 και Δ6, β) για την έγκριση Προσκλήσεων Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος και γ) για ημερήσια αποζημίωση από μετακινήσεις (αφορά μόνο μέλη ΔΕΠ και Δημοσίους Υπαλλήλους).
• Μετακινήσεων για έξοδα μετακίνησης – διαβίωσης (σε περίπτωση που προβλέπεται και ημερήσια αποζημίωση – ΔΕΠ & Δημόσιοι Υπάλληλοι – τότε θα πρέπει να γίνεται διακριτό αίτημα στον τύπο «Αμοιβών»).
• Προμηθειών με απευθείας ανάθεση χωρίς σύμβαση (για ποσά έως 2.500€). Σε αυτές τις περιπτώσεις η Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης επέχει θέση Απόφασης Απευθείας Ανάθεσης και δεν απαιτείται να εγκριθεί και από συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών (δηλαδή δεν απαιτείται το τρίτο στάδιο).
• Προμηθειών με απευθείας ανάθεση και σύμβαση (για ποσά άνω των 2.500€ και έως 20.000€). Κατά την υποβολή του αιτήματος θα πρέπει να επισυναφθούν και τα αποδεικτικά της έρευνας αγοράς.
• Προμηθειών με Διαγωνισμό (για ποσά άνω των 20.000€).
• Ανάκληση για τις περιπτώσεις που δεν πραγματοποιήθηκε η δαπάνη ή που το ποσό της δαπάνης που πραγματοποιήθηκε είναι μικρότερο από το ποσό της απόφασης ανάληψης υποχρέωσης.

Σε όλα τα αιτήματα ανάληψης υποχρέωσης θα πρέπει να συμπληρώνεται απαραιτήτως η πλήρης τεκμηρίωση/σκοπιμότητα της δαπάνης. Η φράση «Για τις ανάγκες του έργου» δεν αρκεί ως τεκμηρίωση.

2. Δεύτερο στάδιο – Έλεγχος των αιτημάτων, έκδοση και ανάρτηση της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης στη Διαύγεια από τη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ.

Τα αιτήματα ελέγχονται από τα αρμόδια τμήματα της ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ και όταν ολοκληρωθούν όλοι οι απαραίτητοι έλεγχοι εκδίδεται η Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης και αναρτάται στη Διαύγεια. Ο Επιστημονικά Υπεύθυνος λαμβάνει με rc-check την Απόφαση με ΑΔΑ (Αριθμός Διαδικτυακής Ανάρτησης στη Διαύγεια).

3. Τρίτο στάδιο – ενέργειες του Επιστημονικά Υπευθύνου μετά την Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης.

Μετά την ανάρτηση της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης στη Διαύγεια ακολουθείται η μέχρι πρότινος τηρηθείσα  διαδικασία έγκρισης των θεμάτων από τη Συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών:

ο Επιστημονικά Υπεύθυνος καταθέτει στα αρμόδια τμήματα της ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ μαζί με όλα τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, συμπεριλαμβανομένης και της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης, εντός των ορισμένων προθεσμιών, τα σχετικά αιτήματα:

• Αναθέσεων σε Πανεπιστημιακούς και Συνεργάτες Δ5, Δ6
• Μετακινήσεων
• Δημοσίευσης Πρόσκλησης Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος
• Προμηθειών Δ6α για ποσά άνω των 2.500€*
• Διενέργειας διαγωνισμού

*Υπενθυμίζεται ότι για τις προμήθειες με απευθείας ανάθεση χωρίς σύμβαση (για ποσά έως 2.500€) η Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης επέχει θέση Απόφασης Απευθείας Ανάθεσης και δεν απαιτείται να εγκριθεί και από συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών.

Επισήμανση για τα Προγράμματα Μεταπτυχιακών Σπουδών:

• Πρώτο στάδιο – απόφαση Συνέλευσης του Τμήματος ή ΕΔΕ για τα ΔΠΜΣ
• Δεύτερο στάδιο  για την έκδοση ανάληψης υποχρέωσης: Αίτημα Ανάληψης Υποχρέωσης από τον Διευθυντή
• Τρίτο στάδιο – Έλεγχος των αιτημάτων, έκδοση και ανάρτηση της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης στη Διαύγεια από τη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ
• Τέταρτο στάδιο – ενέργειες του Διευθυντή μετά την Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης

Επισημαίνεται ότι δεν επιτρέπεται να πραγματοποιηθεί οποιαδήποτε δαπάνη πριν την ολοκλήρωση των απαιτούμενων σταδίων.