Στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ και ειδικότερα στο Άρθρο 33 καταγράφεται η διαδικασία αναφορικά με το κλείσιμο των ακίνητων έργων και το άνοιγμα ενός έργου με αντίστοιχη ερευνητική δραστηριότητα, κατόπιν αίτησης του Επιστημονικά Υπευθύνου, για όσα έργα έχουν υπόλοιπο άνω των 500€. Η προθεσμία για την ολοκλήρωση της διαδικασίας των ακίνητων έργων παρατάθηκε έως τις 31/12/2023, σύμφωνα με την απόφαση της υπ’ αριθμ. 354/02.12.2021 συνεδρίασης της Επιτροπής Ερευνών. Για τις περιπτώσεις των έργων που δεν θα ολοκληρωθεί η διαδικασία έως τις 31/12/2023, θα εξεταστεί η απορρόφηση των ταμειακών υπολοίπων από τον ΕΛΚΕ, δεδομένων των επαναλαμβανόμενων παρατηρήσεων των ορκωτών λογιστών.
Προκειμένου να προχωρήσει η διαδικασία θα πρέπει να γίνουν τα εξής βήματα:
*Για τις περιπτώσεις που έχει ήδη εγκριθεί ο Επιστημονικός και Οικονομικός Απολογισμός του έργου από συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών, η διαδικασία εκκινεί από το βήμα 3.
**Τα βήματα 1 έως 4 δύναται να ολοκληρωθούν σε μία συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών.
***Εφόσον ο Επιστημονικά Υπεύθυνος έχει περισσότερα του ενός έργα με ταμειακό υπόλοιπο άνω των 500€ και επιλέξει τη συνένωση των ταμειακών υπολοίπων για τη δημιουργία ενός έργου, θα πρέπει να ολοκληρωθούν τα βήματα 1 έως 3 για κάθε έργο ξεχωριστά και για το βήμα 4, θα πρέπει μαζί την πρόταση να υποβάλλεται σχετική τεκμηρίωση ότι τα έργα εντάσσονται στο ίδιο γνωστικό αντικείμενο. Ακολούθως, μετά την έγκριση των 4 βημάτων από τη συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών, κατατίθενται στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ τα έντυπα Δ1, Δ2 και Δ4 για την αποδοχή διαχείρισης έργου και έγκριση από την Επιτροπή Ερευνών.
Διευκρινίζεται η συνένωση των ταμειακών υπολοίπων μπορεί να γίνει σε όσα έργα μπορούν να ολοκληρωθούν τα βήματα 1 έως 3. Συνεπώς, στις περιπτώσεις που αντιμετωπίζονται δυσκολίες στην ολοκλήρωση αυτών των τριών βημάτων, προτείνεται στον Ε.Υ. να προχωρήσει στη συνένωση όσων έργων έχουν ολοκληρώσει τις προϋποθέσεις για το άνοιγμα νέου έργου.