Σας ενημερώνουμε ότι στην υπ΄ αριθμ. 262/10-9-2019 έκτακτη συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ εγκρίθηκε η έκδοση επικαιροποιημένων οδηγιών με την προσαρμογή της λειτουργίας του πληροφοριακού συστήματος του ΕΛΚΕ στο πλαίσιο των αλλαγών που επιφέρει το άρθρο 72 του Ν. 4610/2019 και την εφαρμογή τους από 1/10/2019, ως εξής:
«Ορισμός διαδικασιών για την εφαρμογή του Ν. 4610/2019
Σύμφωνα με το Nόμο 4610/2019 δεν απαιτείται αίτημα ανάληψης υποχρέωσης για όλες τις δαπάνες καθώς η ανάληψη υποχρέωσης είναι πλέον συνολική ανά κατηγορία δαπάνης του εγκεκριμένου ετήσιου προϋπολογισμού κάθε έργου. Για την έκδοση απόφασης ανάληψης υποχρέωσης δε θα απαιτείται αίτημα από τον ΕΥ. Το αίτημα για την έγκριση του ετήσιου προϋπολογισμού θα έχει και θέση αιτήματος ανάληψης υποχρέωσης. Μια δαπάνη θα εξοφλείται εφόσον επαρκεί το υπόλοιπο στην αντίστοιχη κατηγορία δαπάνης.
Όταν ο προϋπολογισμός ενός έργου τροποποιείται (αυξάνεται ή μειώνεται) δεν απαιτείται ανάκληση της προηγούμενης και έκδοση νέας απόφασης ανάληψης, αλλά μόνο η έκδοση νέας απόφασης ανάληψης, η οποία θα γίνεται από τις υπηρεσίες του ΕΛΚΕ αμέσως μετά την έγκριση της τροποποίησης.
1. Προϋπολογισμοί έργων
Το αίτημα για την έγκριση του ετήσιου προϋπολογισμού θα έχει και θέση αιτήματος ανάληψης υποχρέωσης.
Οι αρχικοί συνολικοί προϋπολογισμοί των έργων και ο πρώτος ετήσιος προϋπολογισμός κάθε έτους εγκρίνονται από την Επιτροπή Ερευνών και διαχείρισης του ΕΛΚΕ ενώ οι αναμορφώσεις με απόφαση του Προέδρου του ΕΛΚΕ κατόπιν εξουσιοδότησης από την Επιτροπή Ερευνών.
Προσοχή: παράλληλα με την αποδοχή διαχείρισης έργου δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί καμία άλλη ανάθεση έργου, προμήθειας ή μετακίνησης.
2. Ορισμός αναπληρωτή Επιστημονικός/ή Υπεύθυνος/η
Δεν απαιτείται ο ορισμός αναπληρωτή Ε.Υ. διότι οι Ε.Υ. των έργων μπορούν πλέον να υποβάλλουν οι ίδιοι τα αιτήματα πληρωμής για τις αμοιβές – αποζημιώσεις που λαμβάνουν από τα έργα.
3. Απασχόληση προσωπικού
Για οποιαδήποτε ανάθεση η δέσμευση του αντίστοιχου ποσού στην κατηγορία δαπάνης θα πραγματοποιείται με την κατάθεση του εντύπου Δ5 ή Δ6, με συνημμένα τα απαραίτητα δικαιολογητικά. Ειδικότερα, για τις αναθέσεις στο πλαίσιο των (Δ)ΠΜΣ θα πρέπει να δηλώνεται το μάθημα για το οποίο θα αμείβεται το μέλος ΔΕΠ και ταυτόχρονα θα ελέγχεται το όριο που θέτει η παρ. 4 του άρθρου 36 του Ν.4485/2017 (30%).
Προσοχή: οποιαδήποτε ανάθεση μπορεί να γίνει σε επόμενη Συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ από την αποδοχή διαχείρισης του έργου.
Μια δαπάνη θα εξοφλείται εφόσον επαρκεί το υπόλοιπο στην αντίστοιχη κατηγορία δαπάνης.
4. Μετακινήσεις
Τα παραστατικά των δαπανών μετακίνησης εκδίδονται μόνο στα στοιχεία του μετακινούμενου (και όχι στα στοιχεία του ΕΛΚΕ) και εξοφλούνται από τον ΕΛΚΕ στους δικαιούχους μετά την ολοκλήρωση της μετακίνησης.
Σημειώνεται ότι τα παραστατικά των δαπανών μετακίνησης που εκδίδονται στα στοιχεία των μετακινούμενων θα πρέπει να είναι Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών και όχι Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών και δεν υπόκεινται σε καμία κράτηση ή φόρο.
Προσοχή: Για μετακινήσεις μελών της ερευνητικής ομάδας στο πλαίσιο των έργων εξακολουθεί να απαιτείται η προέγκριση από τη συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ με κατάθεση της σχετικής αίτησης με συνημμένα α) τον πίνακα πρόβλεψης εξόδων με το μέγιστο προβλεπόμενο κόστος ανά κατηγορία δαπάνης ΓΛΚ, προκειμένου να δεσμεύεται μετά την έγκριση της μετακίνησης, β) την άδεια από τον κύριο φορέα απασχόλησης ή τουλάχιστον την αίτηση άδειας (για τις περιπτώσεις προσωπικού που απαιτείται λόγω της ιδιότητάς του), γ) τα απαραίτητα δικαιολογητικά που τεκμηριώνουν τη σκοπιμότητα της μετακίνησης. Επισημαίνεται ότι συνεχίζει να υφίσταται η υποχρέωση τεκμηρίωσης από τον Ε.Υ. για τη σκοπιμότητα της δαπάνης.
Η έγκριση της μετακίνησης από τη συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ πρέπει να προηγείται της πραγματοποίησης της μετακίνησης και οποιασδήποτε δαπάνης. (π.χ. έκδοση εισιτηρίου, πληρωμή ξενοδοχείου, πληρωμή σχετικής συμμετοχής στο συνέδριο, κ.λπ.).
Διευκρινίζεται ότι στην περίπτωση κάλυψης δαπανών μετακίνησης (ξενοδοχεία, αεροπορικά εισιτήρια κλπ.) προσκεκλημένων συνεργατών έργου οι οποίοι δεν έχουν σύμβαση με τον ΕΛΚΕ (ομιλητές σε συνέδρια, κλπ.), τα έξοδα αυτά δύναται να ενταχθούν στην κατηγορία 64-02 «Έξοδα για την προβολή & διαφήμιση των έργων». Στην περίπτωση αυτή τα σχετικά παραστατικά δαπανών θα πρέπει να εκδοθούν στα στοιχεία του ΕΛΚΕ. Εξακολουθεί να απαιτείται η προέγκριση από τη συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ με κατάθεση της σχετικής αίτησης με συνημμένο τον πίνακα πρόβλεψης εξόδων.
Μια δαπάνη θα εξοφλείται εφόσον επαρκεί το υπόλοιπο στην αντίστοιχη κατηγορία δαπάνης.
5. Προμήθειες
Για τις προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών, η ακολουθούμενη διαδικασία από πλευράς Επιστημονικά Υπευθύνου των έργων δεν διαφοροποιείται σημαντικά καθώς έως του ποσού των 20.000,00€ συνεχίζει να απαιτείται έκδοση απόφασης απευθείας ανάθεσης της προμήθειας. Η απόφαση απευθείας ανάθεσης θα εκδίδεται από τον Πρόεδρο του ΕΛΚΕ κατόπιν αιτήματος από τον/την Ε.Υ. του έργου, το οποίο θα υποβάλλεται μέσω του web–rescom από τη φόρμα που μέχρι σήμερα χρησιμοποιούμε για την υποβολή των αιτημάτων ανάληψης υποχρέωσης. Εξακολουθεί να ισχύει η τεκμηρίωση του αιτήματος από τον Ε.Υ. για τη σκοπιμότητα της δαπάνης. Αιτήματα απευθείας ανάθεσης θα υποβάλλονται υποχρεωτικά μόνο για προμήθειες κάτω των 20.000,00€ καθαρή αξία (π.χ. αναλώσιμα, εξοπλισμός, γεύματα,…) ως εξής:
Για τις περιπτώσεις των (Δ.)ΠΜΣ και των έργων του ΚΕΔΙΒΙΜ, επισημαίνεται ότι πρέπει να επισυνάπτονται και οι σχετικές αποφάσεις των Συνελεύσεων ή του Συμβουλίων.
*Μετά την τροποποίηση του νόμου (ν.4412/2016) για τις διαδικασίες προμηθειών, οι οικονομικοί φορείς που αναλαμβάνουν προμήθειες από 2.500,00€ έως 20.000,00€ πλέον ΦΠΑ, μπορούν να προσκομίζουν Υπεύθυνη Δήλωση αντί Ποινικού Μητρώου για την απόδειξη μη συνδρομής λόγων αποκλεισμού σύμφωνα με τη νομοθεσία.
Ο ΕΛΚΕ για τη διευκόλυνση των Ε.Υ. και των Οικονομικών Φορέων έχει αναρτήσει σχετικά υποδείγματα Υπεύθυνων Δηλώσεων (σε ελληνικά και αγγλικά – συνοδευόμενη από ελληνική μετάφραση) στην ιστοσελίδα του.
Προσοχή: Για προμήθειες ποσού από 2.500,01€ έως 20.000,00€ καθαρή αξία, η Υπεύθυνη Δήλωση ή το Ποινικό Μητρώο και όλα τα δικαιολογητικά προσκομίζονται με την υποβολή του αιτήματος.
Διευκρινίζεται ότι για προμήθειες ποσού από 10.000,01€ – 20.000,00€ καθαρή αξία απαιτείται και η υπογραφή σύμβασης.
Για προμήθειες έως 20.000€ δεν απαιτείται έγκριση από τη Συνεδρίαση εκτός εάν πρόκειται για πολυετείς δεσμεύσεις, δηλαδή οι προμήθειες ειδών ή υπηρεσιών αφορούν και σε επόμενα οικονομικά έτη, πέραν του τρέχοντος. Σε αυτές τις περιπτώσεις απαιτείται η έγκριση από τη Συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών και ως εκ τούτου ο Ε.Υ. θα πρέπει να καταθέτει το έντυπο Προμηθειών Δ6α στα αρμόδια τμήματα της ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ, εντός των ορισμένων προθεσμιών, μαζί με όλα τα απαιτούμενα δικαιολογητικά.
Μια δαπάνη θα εξοφλείται εφόσον επαρκεί το υπόλοιπο στην αντίστοιχη κατηγορία δαπάνης»