Αιτήσεις μετακινήσεων

Σύμφωνα με το Nόμο 4610/2019 δεν απαιτείται αίτημα ανάληψης υποχρέωσης για όλες τις δαπάνες καθώς η ανάληψη υποχρέωσης είναι πλέον συνολική ανά κατηγορία δαπάνης του εγκεκριμένου προϋπολογισμού κάθε έργου. Για την έκδοση απόφασης ανάληψης υποχρέωσης δε θα απαιτείται αίτημα από τον ΕΥ. Το αίτημα για την έγκριση του ετήσιου προϋπολογισμού θα έχει και θέση αιτήματος ανάληψης υποχρέωσης.  Μια δαπάνη θα εξοφλείται εφόσον επαρκεί το υπόλοιπο στην αντίστοιχη κατηγορία δαπάνης.

Όταν ο προϋπολογισμός ενός έργου τροποποιείται (αυξάνεται ή μειώνεται) δεν απαιτείται ανάκληση της προηγούμενης και έκδοση νέας απόφασης ανάληψης, αλλά μόνο η έκδοση νέας απόφασης ανάληψης, η οποία θα γίνεται από τις υπηρεσίες του ΕΛΚΕ αμέσως μετά την έγκριση της τροποποίησης.

Προσοχή: παράλληλα με την αποδοχή διαχείρισης έργου δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί καμία άλλη ανάθεση έργου, προμήθειας ή μετακίνησης

Ειδικότερα για τις μετακινήσεις των μελών της Ερευνητικής Ομάδας των έργων πλέον ισχύον τα εξής:

Τα παραστατικά των δαπανών μετακίνησης εκδίδονται ΜΟΝΟ στα στοιχεία του μετακινούμενου (ΟΧΙ στα στοιχεία του ΕΛΚΕ) και εξοφλούνται από τον ΕΛΚΕ στους δικαιούχους μετά την ολοκλήρωση της μετακίνησης. Σημειώνεται ότι τα παραστατικά των δαπανών μετακίνησης που εκδίδονται στα στοιχεία των μετακινούμενων θα πρέπει να είναι Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών και όχι Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών και δεν υπόκεινται σε καμία κράτηση ή φόρο.

Προσοχή: Για μετακινήσεις μελών της ερευνητικής ομάδας στο πλαίσιο των έργων εξακολουθεί να απαιτείται η προέγκριση από τη συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του  ΕΛΚΕ με κατάθεση της σχετικής αίτησης με συνημμένα α) τον πίνακα πρόβλεψης εξόδων με το μέγιστο προβλεπόμενο κόστος ανά κατηγορία δαπάνης ΓΛΚ, προκειμένου να δεσμεύεται μετά την έγκριση της μετακίνησης, β) την άδεια από τον κύριο φορέα απασχόλησης ή τουλάχιστον την αίτηση άδειας (για τις περιπτώσεις προσωπικού που απαιτείται λόγω της ιδιότητάς του), γ) τα απαραίτητα δικαιολογητικά που τεκμηριώνουν τη σκοπιμότητα της μετακίνησης. Επισημαίνεται ότι συνεχίζει να υφίσταται η υποχρέωση τεκμηρίωσης από τον Ε.Υ. για τη σκοπιμότητα της δαπάνης.

Η έγκριση της μετακίνησης από τη συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ πρέπει να προηγείται της πραγματοποίησης της μετακίνησης και οποιασδήποτε δαπάνης (π.χ. έκδοση εισιτηρίου, πληρωμή ξενοδοχείου, πληρωμή σχετικής συμμετοχής στο συνέδριο, κ.λπ.).

Συνεχίζει να ισχύει η δυνατότητα έγκρισης από τη Συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών της «Αίτησης έγκρισης του πίνακα πρόβλεψης/προγραμματισμού μετακινήσεων», με συνημμένο το πίνακα πρόβλεψης εξόδων ανά κατηγορία δαπάνης ΓΛΚ, για τις περιπτώσεις που δεν έχουν οριστικοποιηθεί τα στοιχεία μιας υπό προγραμματισμό μετακίνησης.

Τέλος, στις περιπτώσεις που έχει εγκριθεί από τη συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών μια μετακίνηση και τελικά δεν πραγματοποιηθεί, τότε ο Ε.Υ. του έργου θα πρέπει να καταθέτει στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ «Αίτηση Ανάκλησης της μετακίνησης», ώστε να αποδεσμεύεται το ποσό από τον προϋπολογισμό του έργου.

Διευκρινίζεται ότι στην περίπτωση κάλυψης δαπανών μετακίνησης (ξενοδοχεία, αεροπορικά εισιτήρια κλπ.) προσκεκλημένων συνεργατών έργου οι οποίοι δεν έχουν σύμβαση με τον ΕΛΚΕ (ομιλητές σε συνέδρια, κλπ.), τα έξοδα αυτά δύναται να ενταχθούν στην κατηγορία 64-02 «Έξοδα για την προβολή & διαφήμιση των έργων». Στην περίπτωση αυτή τα σχετικά παραστατικά δαπανών θα πρέπει να εκδοθούν στα στοιχεία του ΕΛΚΕ και η διαδικασία αυτή εμπίπτει αντιμετωπίζεται ως Προμήθεια Υπηρεσιών με απευθείας ανάθεση.

Συνοπτικά, η διαδικασία έγκρισης των μετακινήσεων θα έχει εξής βήματα:

Βήμα 1 Κατάθεση, οπωσδήποτε πριν την πραγματοποίηση της μετακίνησης και τη διενέργειας οποιασδήποτε δαπάνης:

α) Αίτησης μετακίνησης με συνημμένα τον πίνακα πρόβλεψης εξόδων ανά κατηγορία δαπάνης ΓΛΚ, την αίτηση άδειας από τον κύριο φορέα απασχόλησης (για τις περιπτώσεις που απαιτείται) και τα σχετικά δικαιολογητικά που πιστοποιούν τη σκοπιμότητα της διενέργειας της μετακίνησης

ή

β) Αίτησης έγκρισης πίνακα πρόβλεψης/προγραμματισμού μετακινήσεων με συνημμένο τον πίνακα πρόβλεψης εξόδων ανά κατηγορία δαπάνης ΓΛΚ, για τις περιπτώσεις που δεν έχουν οριστικοποιηθεί τα λεπτομερή στοιχεία της μετακίνησης. Σε αυτήν την περίπτωση πρέπει να κατατεθεί στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ, οπωσδήποτε πριν τη μετακίνηση, η Αίτηση Μετακίνησης, η αίτηση άδειας από τον κύριο φορέα απασχόλησης (για τις περιπτώσεις που απαιτείται) και τα σχετικά δικαιολογητικά που πιστοποιούν τη σκοπιμότητα της διενέργειας της μετακίνησης, προκειμένου να οριστικοποιηθεί η αρχική καταχώριση των στοιχείων της μετακίνησης στο πληροφοριακό σύστημα του ΕΛΚΕ.

Βήμα 2: Έγκριση της μετακίνησης από τη συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών

Βήμα 3: Μετά την έγκριση του αιτήματος μετακίνησης μπορούν να πραγματοποιηθούν οι σχετικές δαπάνες (π.χ. έκδοση εισιτηρίου, πληρωμή ξενοδοχείου, πληρωμή σχετικής συμμετοχής στο συνέδριο, κ.λπ.). Υπενθυμίζεται ότι τα παραστατικά των δαπανών μετακίνησης εκδίδονται ΜΟΝΟ στα στοιχεία του μετακινούμενου (ΟΧΙ στα στοιχεία του ΕΛΚΕ).

Σε περίπτωση που δεν πραγματοποιηθεί η μετακίνηση πρέπει να κατατεθεί στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ «Αίτηση Ανάκλησης της μετακίνησης», ώστε να αποδεσμεύεται το ποσό από τον προϋπολογισμό του έργου.

Βήμα 4: Κατάθεση εντολής πληρωμής με όλα τα σχετικά δικαιολογητικά (από τη διοικητική στήριξη του έργου). Ειδικότερα για την περίπτωση μετακινήσεων εξωτερικών συνεργατών που δικαιούνται αποζημίωση εξόδων διαβίωσης θα πρέπει να κατατίθεται και ο σχετικός πίνακας των αποδείξεων που προσκομίζονται ανά ημέρα. Για την ταχύτερη διεκπεραίωση θα πρέπει να γίνεται κατάθεση αποκλειστικά επιλέξιμων αποδείξεων (όχι π.χ. ένδυσης ή άλλα έξοδα που δεν έχουν καμία σχέση με τη μετακίνηση).  Δεν γίνονται αποδεκτά αποκόμματα χρέωσης πιστωτικής κάρτας χωρίς την σχετική απόδειξη.

Βήμα 5: Πληρωμή από τον Ε.Λ.Κ.Ε. εφόσον επαρκεί το υπόλοιπο στην αντίστοιχη κατηγορία δαπάνης

Σχετικές αποφάσεις:

όρια διαμονής ανά διανυκτέρευση


Συνημμένα Αρχεία